“Ja maar, een online presentatie kan nooit een live bijeenkomst evenaren”. Het is haast niet te tellen hoe vaak we dit horen als we vertellen dat wij online trainingen en coachings faciliteren om onze klanten door de coronaperiode te helpen. En ja, online presenteren of vergaderen voelt ongemakkelijk aan en het kan voor de nodige stress zorgen. En het is inderdaad niet hetzelfde als fysiek samen in één ruimte zitten. Het is wel een prima alternatief in deze tijdens van social distancing. Hoe kom je nu van je presentatiestress af en wat kan je doen om te connecteren met jouw virtueel publiek?
Door Ilse Bal en Bart Klein
Hoe komt het dat online presentaties zelfs ervaren sprekers zenuwachtig maakt? Het antwoord vinden we in de natuur. “Luister hoe vogels communiceren,” zegt trainingsacteur Bart Klein. “Ze zingen en fluiten in de eerste plaats om te overleven: om gevaar aan mekaar te signaleren en om een partner aan te trekken, hun territorium af te bakenen, … Kan je je inbeelden hoe angstaanjagend het moet zijn voor een vogel om geen antwoord te krijgen? Waar vind ik voedsel? Waar vind ik toffe vrouwtjes? Velen voelen zich precies zo als ze spreken via vergader- en webinarplatforms Zoom, MS Teams en dergelijke.”
“Niemand luistert”
We zijn gewend om de lichaamstaal van toehoorders te zien als we voor een publiek spreken. Via online platforms is het veel moeilijker om te zien of mensen mee zijn of iets niet begrijpen of indommelen als ze verveeld zijn. Het is ook veel moeilijker om oogcontact te maken. Vaak hebben toehoorders zelfs hun camera niet op staan of werken organisaties met webinarsystemen waarbij je als spreker je publiek niet kan zien.
“Dat voelt als spreker aan alsof niemand aan het luisteren is en daarom hebben we de neiging om te spreken alsof niemand luistert. Wat we zeggen, klinkt monotoner. Sommigen hebben ook de neiging om sneller of luider te praten en hebben moeite om een gedachte af te maken en gaan stotteren. Het effect daarvan is dat je geen connectie maakt met je toehoorders. Dat maakt het probleem alleen maar erger want jouw presentatie verliest impact. Wellicht maakt die situatie jou nog zenuwachtiger en zo kom je in een vicieuze cirkel terecht.
Emotioneel connecteren
Bart Klein: “Een virtuele spreker moet de aandacht van zijn publiek trekken en vasthouden door emotioneel te connecteren. Net zoals een vogel aantrekkelijke deuntjes fluit om de aandacht te trekken.”
Gelukkig bieden veel virtuele platforms manieren om dit effectief te doen. Hier zijn onze 6 tips om jouw publiek bij de les te houden in jouw virtuele presentatie.
TIP 1: FOCUS JE OP JE ROL Een acteur die een rol speelt in theaterstuk, kijkt ook in een zwarte ruimte. Hij ziet de reactie van zijn publiek niet. Op de toneelacademie wordt daarom veel aandacht bestaand aan hoe je als acteur je rol met zelfvertrouwen speelt. ‘Je hoeft helemaal niet te spelen Bart, laat die tekst nu maar gewoon zijn werk doen’ is de feedback van mijn docent/acteur René Lobo die ik nooit zal vergeten. Bart Klein: “Mijn tip voor wie een virtuele presentatie houdt of vergadering faciliteert: focus je op jouw rol en zet die authentiek neer. Focus je dus op je rol als presentator, als leidinggevende, als facilitator, …”
TIP 2: LEEF JE IN Alles begint met een goede voorbereiding. Plaats jezelf in de schoenen van jouw luisteraar. Wie zijn ze? Wat doen ze? Aan welke informatie hebben ze nood? Op welke vragen verwachten zij een antwoord van jou? Bouw je verhaal op in functie van jouw toehoorder.
Vervolgens bekijk je op welke manier je je boodschap zal brengen. Welke taal spreek je? In sommige gevallen is vakjargon een must maar spreek je voor een ruimer publiek dan is een Jip en Janneke taal meer gepast. Onthoud dat één beeld vaak meer zegt dat 1000 woorden dus vergeet jouw boodschap niet te ondersteunen met een sterke, visuele presentatie.
Houd in je achterhoofd dat virtuele presentaties voor jouw toehoorders energieverslindend zijn. Zeg wat je te zeggen hebt, maar ook niet meer dan dat. Als je dus twijfelt of je een bepaald onderwerp zal aansnijden of over een thema meer uitleg zou geven, schrap!
TIP 3: GEBRUIK DE CHAT. Vooral bij de start is de chatfunctie handig maar ook tijdens je presentatie. Het lastigste stuk van een virtuele presentatie, is het begin. Als je vertrekt met het gevoel dat niemand aan het luisteren is, kan je onzeker worden en dat ook uitstralen. “Kan iedereen mij horen” “Werkt mijn presentatie wel” is maar al te vaak de openingszin van een webinar. Onnodig te zeggen dat dat een zwakke opener is.
De chatfunctie is een eenvoudige manier om meteen respons te krijgen van je publiek en te connecteren. Laat mensen al van tevoren inloggen en stel een vraag in de chat. Een voorbeeld om een lunchvergadering te beginnen is,: “Wat ben jij aan het eten”? Zet die vraag in de chat en speel er actief op in. Je zal merken dat jouw deelnemers al snel inpikken en dat zorgt voor verbondenheid, ook al kunnen mensen mekaar niet zien. Een ander voorbeeld is een presentatie te beginnen met een relevante vraag zoals “Wat wil je leren uit deze presentatie?” en het antwoord in de chat te zetten.
Lees enkele van de reacties voor als presentator. Gebruik daarbij hun voornamen als ik kan. Als je zo al een kort gesprek aangaat met je doelgroep bouw je connectie op en tegelijkertijd voel je zelfzekerder voor de rest van de presentatie.
De chat is ook handig om introverte personen die minder makkelijk het woord nemen en al zeker niet tijdens (virtuele) presentaties, toch aan het woord te laten. Dus stel regelmatig een vraag en vraag aan iedereen het antwoord in de chat te zetten. Nog een bijkomende tip: vraag om het antwoord alvast in te tikken maar pas op “send” te drukken als jij een teken geeft. Dat geeft iedereen de kans om te antwoorden.
TIP 4: CONVERSEER. Geen respons krijgen van je publiek. Je zou voor minder zenuwachtig worden tijdens webinars. Een manier om toch conversatie in te bouwen, is om retorische vragen te stellen doorheen je presentatie. Stel dat je een nieuw idee wilt introduceren, dan zou je kunnen zeggen: “Klaar om iets nieuws te proberen?” Of wil je dat mensen aandacht aan iets besteden: “Zie je op deze tekening dat op dit moment de cijfers exponentieel stijgen?”
Retorische vragen creëren open loops in het brein en de luisteraar wil die sluiten door ze voor zichzelf te beantwoorden. Dergelijke vragen helpen het publiek om actief en geconnecteerd met de inhoud te blijven, zelfs als ze niet met jou kunnen praten. Bijkomende voordeel is dat je door voortdurend vragen te stellen, het voor jezelf aanvoelt dat je toch in gesprek bent en dat zorgt voor minder stress.
TIP 5: CAMERA AAN vraag om als je platform het toelaat, steeds de camera op te zetten. Dat zorgt voor verbondenheid onder de deelnemers. En het maakt het jou makkelijker om te connecteren met je deelnemers en toch een glimp van hun non-verbale communicatie op te vangen. Om storingen te vermijden, is het handig dat het geluid van jouw deelnemers af staat maar nodig ze uit om te reageren wanneer ze een vraag hebben. Bij Zoom kan je je geluid makkelijk opnieuw aanzetten door op de spatiebalk te duwen. Bezorg indien nodig je toehoorders op voorhand wat uitleg omtrent het platform dat je gebruikt.
TIP 6: FOUTEN MAKEN MAG! Er kan heel wat mis lopen bij een virtuele presentatie ; je zit tenslotte met een aantal technische aspecten en hebt misschien nog niet zo veel ervaring hiermee. Nu ja, in live situaties verspreek je je ook al wel eens of doet de beamer het niet. En je hebt het wellicht ook al wel ondervonden: het publiek vindt dat niet erg. Zo lang jij er je cool bij bewaart, er eventueel een grapje over maakt en meteen overgaat tot de orde van de dag, is er niks aan de hand.
Het is makkelijk om te vergeten dat je virtuele publiek daadwerkelijk aanwezig is omdat je ze niet kan zien of horen. Ze zijn er wel degelijk en ze hebben jouw aandacht in deze moeilijke tijden meer dan ooit nodig. Toch nog hulp nodig bij het geven van virtuele presentaties, wij coachen jou er graag door. Contacteer ons via hello@balklein.be.